Hoe plan ik een succesvolle beursdeelname

Fase 2 de ontwerpfase

Brand awareness speelt een grote rol op beurzen en het is van belang om uw merk zo goed mogelijk weer te geven. Er mag dan ook geen twijfel zijn over de service of product dat u verkoopt of onder de aandacht wilt brengen.

Begin op tijd met het vormgeven van de stand en de beelden die nodig zijn om een goede stand te makken. Denk ook na over de meubels die u in de stand wilt gaan gebruiken en welke communicatiemiddelen moeten worden ingezet om verkoop te stimuleren. Heeft u misschien een aparte ontmoetingsplek nodig of is een statafel met een paar krukken genoeg. Maakt u gebruik van veel digitale apparaten die door de hele stand heen staan, dan kan een verhoogde vloer interessant zijn. In de vloer kunnen dan alle kabels goed worden weggewerkt.

Welke digitale middelen wilt u gaan inzetten en beschikt u over goede content om te laten zien. Ook wilt u data gaan verzamelen om aftersales te kunnen doen. Hoe zorgt u ervoor dat de klanten eenvoudig hun gegevens kunnen achterlaten.

Laat je goed informeren door de organisatie van wat wel of niet wordt geleverd. Bij sommige beurzen is standaard elektriciteit inbegrepen terwijl bij andere beurzen dit apart moet worden aangevraagd. Ook de rigging van bijvoorbeeld een lampenkap moet apart worden aangevraagd, met een duidelijke tekening waar de lampenkap moet komen te hangen. Door verlichting aan een stand toe te voegen, kan de aandacht op uw ruimte worden gevestigd en kunnen bezoekers uw bedrijf gemakkelijker vinden in een congrescentrum.

Fase 3 wat is nodig

Bedenk goed welke informatie en kennis interessant is voor de bezoeker en met welke attributen worden deze potentiele klanten de stand ingetrokken. Zomaar wat neerleggen, gaat niet werken en ziet er ook niet professioneel uit. Gebruik altijd goede materialen, displays en denk ook na of de aankleding van de stand door het neerzetten van bijvoorbeeld planten.

Neem producten mee naar de beurs en stel deze duidelijk en aantrekkelijk tentoon. Misschien is het toegelaten om direct te verkopen op de beurs. Hierbij is het van belang dat er eenvoudig betaald kan worden en de klant een digitaal aankoopbewijs ontvangt. Zo verzamel je ook meteen e-mailadressen, waardoor eenvoudig aftersales kan worden gedaan.

Leid personeel op over producten en ingrediënten voordat de show begint, zodat ze eventuele vragen van deelnemers kunnen beantwoorden. Ook is het van belang dat het voor het personeel duidelijk is welk gedrag op de stand zorgt voor meer aandacht. Zitten en wachten op de stand zorgt niet voor traffic, maar door in de gangpaden te staan en de aandacht te trekken wel.

Overweeg om promotieartikelen en bijvoorbeeld tassen met een bedrijfslogo mee te nemen. Deze kunnen dan onder de bezoekers worden verspreid om naamsbekendheid voor uw bedrijf te creëren. Denk goed na over een giveaway, deze moet voor de bezoeker en klant een hoge toegevoegde waarde hebben.

Hoe meer bezoekers op de stand, hoe groter de kans op een succesvolle beurs. Niets is zo vervelend als een bezoeker die op de stand komt, maar door onderbezetting geen aandacht krijgt. Deze bezoeker gaat weg en komt over het algemeen niet meer terug. Met een goede hostess zorgt u ervoor dat de bezoeker de aandacht krijgt die hij of zij verdient.

Door interactieve elementen op de stand in te bouwen, zorg je er ook voor dat klanten langer op de stand blijven, waardoor interactie met de bezoeker wordt versterkt. Biedt de klanten goede koffie aan, een koekje of een versnapering. Bedenk een spel, speel een video of draai muziek, maar doe er alles aan om de bezoeker zo lang als mogelijk op de stand te houden.

Fase 4 Op de beurs

Ontvang de bezoekers met een lach, maar plezier, wees gastvrij en trek de aandacht door onderscheidend te zijn. Meer moeite doen zal zeker lonen. En maak tijd vrij om elke bezoeker de aandacht te geven die zij verdient.

Maak praatjes en ga kijken bij de concurrentie, misschien doe je ideeën op voor een volgende keer of zie je een betere plek voor volgend jaar. Kom vroeg en blijf laat om met uw nieuwe vrienden en collega's over de beurs te praten.

Het perfectioneren van de deelname begint bij een goed draaiboek en zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de doelstellingen en doelen. Wanneer de deuren opengaan dan moet je klaar staan met een lach en enthousiasme. Alleen dan ligt een succesvolle beursdeelname voor het grijpen.